Tipů a triků na efektivní práci v aplikaci MS Word je kolem nás spousta, stačí se zeptat na Googlu. Na co vám ale možná neodpoví? Na otázku, co rozhodně nedělat. A proto jsme pro vás napsali pár tipů, se kterými se také často potkáváme. Když se vyhnete těmto nešvarům, ulehčíte tak práci nejen sobě, ale i případně dalším lidem, kteří po vás dokumenty budou číst. Tak pojďme na to.
TIP 1: neformátujte text přímo v dokumentu
Je jednoduché označit kousek textu, přejít do hlavní nabídky a tento kousek ztučnit, přebarvit na růžovo, nastavit písmu Comic Sans a případně jej ještě trošku zvětšit. Hurá, mám hezký nadpis! Když ale přejdu kurzorem do tohoto úžasného nadpisu, pořád je tento kousek textu označen jako styl "Normální". Když potom obnovím původní styly, vaše krásné formátování zmizí, ani nestihnete mrknout. Jak tedy na formátování? Využívejte styly! A pokud se vám něco v předdefinované šabloně nelíbí, změňte rovnou celý styl. Výhodu to má navíc v tom, že když budete chtít napsat stejný nadpis o 3 strany dál, nebudete muset listovat v paměti, jakou velikost jste tehdy u toho nadpisu nastavili.
Kromě jednotnosti napříč celým dokumentem je pak další výhoda používání stylů i v automatickém generování obsahu. Ten pak do dokumentu vložíte přes kartu Reference.
TIP 2: vyhněte se ručnímu zalamování řádku v odstavcích
To si takhle píšete a máte písmeno "z" na konci řádku. Ajajaj, malér! Jednopísmenné předložky totiž nemají na koncích řádků co dělat, proto ho jednoduše přes Shift + Enter odsunete na druhý řádek. Problem solved? Ne tak docela. Když totiž do prvního řádku ještě dopíšete nějaké slovo, nebo třeba kopírujete tento text do jiného dokumentu, zalomení řádku samozřejmě zůstává zachováno. V dokumentu s jiným formátováním vám pak může vzniknout např. prázdný řádek.
Používejte pevnou mezeru
Řešením je v tomto případě použití pevné mezery (nebo taky nezalomitelné mezery). Díky ní nedojde k zalomení textu na konci řádku mezi dvěma slovy, např. předložkou a slovem, protože se pevnou mezerou svážou k sobě. Jak pevnou mezeru napsat na klávesnici?
- Na Windows stačí kombinace kláves Ctrl + Shift + mezerník nebo pomocí ASCII kódu levý Alt + 0160
- Na macOS kombinací Option + mezerník
Pokud si zapnete formátovací značky, obyčejná mezera je zobrazena jako tečka, pevná mezera má znak malého kolečka. Můžete si tak ověřit, jestli jste pevnou mezeru použili správně.
TIP 3: nepoužívejte několik znaků (mezer, enterů) za sebou
Používáte několik mezer, aby byla slova dál od sebe nebo aby odskakovala na další řádek? Špatně.
Používáte několik tabulátorů, abyste se dostali na pravý okraj dokumentu? Špatně
Používáte několik mezer, abyste nastavili odsazení prvního řádku odstavce? Špatně.
Používáte někdy několik enterů, abyste odskočili kurzorem na další stránku? Nebo jen nastavili větší mezeru mezi odstavci? Zase špatně. Jak to vypadá, můžete vidět na obrázku 3.
Každá jednotlivá otázka výše má velice elegantní řešení a když si je jednou osvojíte, už nebudete nikdy chtít jinak. Odskočení kurzoru na další stránku se dá vyřešit vložením konce stránky nebo oddílu se začátkem na straně další (karta Rozložení > Konce). Větší mezera mezi odstavci se dá zase nastavit ve formátování odstavců (formát > Odstavec > Mezery Před a Po).
K vyřešení jednopísmenných předložek na koncích řádků slouží pevná mezera zmiňovaná výše. Několik mezer, aby slova byla dál od sebe? I mezi písmeny se dá nastavit vzdálenost.
No a konečně, opět ve formátování odstavců lze nastavit speciální odsazení prvního řádku, dokonce i můžete i přesně stanovit, o kolik centimetrů (formát > Odstavec > Odsazení).
TIP 4: nečíslujte ručně
Ani nadpisy, ani seznamy a už vůbec ne obrázky a tabulky. Ve Wordu existuje poměrně jednoduché nastavení číslování, např. kapitoly se vám tak budou číslovat automaticky. Představte si, že byste těsně před odevzdáním dopsali na začátek diplomové práce jednu krátkou kapitolu. Celý dokument byste pak museli přečíslovávat, a to byste určitě nechtěli. Podobná situace je i u obrázků a tabulek. Ke každému vloženému obrázku (tabulce) raději vložte titulek (např. karta Reference > Vložit titulek nebo pravým tlačítkem na obrázek a možnost Vložit titulek), který je očísluje automaticky. A stejně tak si poradí i při přidávání obrázků kamkoliv do textu. Udělá se to samo, a to přece chcete!
Závěrem
Trápíte si hlavu s něčím, co podle vás nejde nebo s tím strávíte spoustu času? Vždy pátrejte, jestli se nedá váš úkol automatizovat. A když ne, vzpomeňte na naše tipy, díky nim bude práce s dokumenty vždy rychlejší a efektivnější.
